Un dosar de prosumator are mai multe piese pe care trebuie să le semneze clientul. Dacă semnarea se face pe hârtie, fiecare corectură înseamnă încă un drum sau o zi de așteptare. Semnarea la distanță mută acest pas pe telefonul clientului. Articolul arată cum funcționează, ce fel de semnătură este din punct de vedere legal și ce trebuie verificat înainte de a trimite un link.
Ce semnează clientul într-un dosar
Piesele diferă după operatorul de distribuție, dar de regulă clientul semnează cererea de racordare sau notificarea, împuternicirea prin care instalatorul depune dosarul în numele lui și declarațiile care îl privesc ca beneficiar. Piesele tehnice, cum sunt schema monofilară și buletinul prizei de pământ, le semnează specialiștii firmei instalatoare.
Pe hârtie, fiecare dintre aceste piese înseamnă tipărire, drum la client, semnare și scanare. Dacă operatorul cere o corectură, circuitul se reia pentru piesa modificată.
Cum funcționează
- Instalatorul alege documentele de semnat din dosar.
- Clientul primește un link, pe e-mail sau printr-un mesaj trimis de instalator.
- Clientul deschide linkul pe telefon, citește documentele și își trasează semnătura pe ecran.
- Semnătura se aplică pe documente, împreună cu data și ora, iar instalatorul vede că dosarul este semnat.
Clientul nu are nevoie de cont, de aplicație instalată, de imprimantă sau de scaner. Îi trebuie un telefon cu acces la internet.
Ce fel de semnătură este
Regulamentul european eIDAS (nr. 910/2014) deosebește trei trepte: semnătura electronică simplă, cea avansată și cea calificată. Semnătura calificată se face cu un certificat emis de un prestator autorizat și este singura pe care regulamentul o echivalează cu semnătura olografă. Același regulament prevede că unei semnături electronice nu i se poate refuza efectul juridic doar pentru că este în formă electronică.
Semnătura trasată cu degetul pe ecran nu este o semnătură electronică calificată. Este o semnătură electronică simplă, însoțită de o evidență tehnică: când a fost deschis linkul, de pe ce dispozitiv și la ce oră s-a semnat. Evidența înregistrează utilizarea linkului și datele sesiunii; ea nu confirmă singură identitatea semnatarului.
Forma necesară pentru un document rezultă din lege și din procedura aplicabilă lui. Semnătura simplă nu este automat echivalentă cu cea olografă; condițiile sunt prevăzute de Legea nr. 214/2024, la art. 4 alin. (9). Dacă o semnătură simplă este contestată, dovada o face cel care îi invocă validitatea. Acceptarea documentelor semnate astfel se confirmă cu operatorul de distribuție, iar pentru documentele la care un operator, un furnizor sau o instituție cere expres semnătură calificată ori original pe hârtie se folosește forma cerută.
Ce urmărește instalatorul
Fiecare cerere de semnare are o stare: trimisă, deschisă de client, semnată, expirată sau anulată. Se vede imediat la cine s-a oprit dosarul. Un link trimis de trei zile și nedeschis cere un telefon; unul deschis și nesemnat arată, de obicei, un client cu întrebări.
Linkurile au valabilitate limitată; dacă unul a expirat, se generează altul.
Ce trebuie verificat înainte
- Persoana care semnează. Linkul trebuie să ajungă la titularul locului de consum sau la împuternicitul lui. Răspunderea pentru identificarea semnatarului este a instalatorului.
- Adresa de e-mail sau numărul de telefon. O literă greșită în adresă înseamnă un client care „nu a primit nimic” sau, mai rău, un link ajuns la altcineva.
- Felul semnăturii. Semnătura trasată pe ecran nu este o semnătură electronică calificată. Pentru documentele la care un destinatar cere expres semnătură calificată sau original pe hârtie, se folosește forma cerută.
- Documentele finale. Se trimit la semnat piesele verificate. O corectură făcută după semnare cere o nouă semnare a piesei modificate.
Linkul de semnare se tratează ca o parolă
Cine are linkul poate semna în numele clientului. De aceea linkul se trimite direct persoanei care semnează, pe un canal despre care instalatorul știe că îi aparține. Nu se pune în grupuri, nu se trimite unei rude „ca să i-l arate” și nu se publică nicăieri. Dacă a ajuns la altă persoană, cererea se anulează și se generează alt link.
Cazuri din practică
Titularul nu este persoana cu care ați vorbit
Lucrarea se discută des cu un membru al familiei, iar contractul de furnizare este pe numele altuia. Semnează titularul locului de consum sau un împuternicit cu act, nu persoana care a comandat lucrarea.
Clientul este o firmă
Semnează reprezentantul legal sau o persoană împuternicită de acesta. Linkul se trimite acelei persoane, nu pe adresa generală a firmei.
Clientul nu folosește e-mailul
Linkul se poate copia și trimite prin mesaj pe telefon. Pentru clienții care nu folosesc deloc telefonul pentru astfel de lucruri, semnarea pe hârtie rămâne varianta potrivită.
Unde se câștigă timp
Câștigul apare la clienții care nu sunt acasă în timpul zilei, la lucrările din alt județ și la dosarele întoarse de operator cu cereri de completare. În aceste cazuri, o semnătură refăcută durează câteva minute.
Întrebări frecvente
Acceptă operatorii de distribuție documente semnate așa?
Practica diferă de la un operator la altul și se poate schimba. Dacă un operator cere pentru o anumită piesă original pe hârtie sau semnătură calificată, acea piesă se semnează în forma cerută.
Ce se întâmplă dacă documentul se modifică după semnare?
Piesa modificată se semnează din nou. O semnătură dată pe o versiune nu se mută pe alta.
Poate semna altcineva în locul clientului?
Doar un împuternicit, pe baza unui act. Altfel semnătura nu este a titularului, oricât de bine ar arăta documentul.
Ce dovadă rămâne?
Pe lângă documentele semnate rămâne o evidență a semnării: data, ora și datele tehnice ale sesiunii. Ea se păstrează împreună cu dosarul și arată cum a fost folosit linkul, nu cine l-a folosit; identificarea semnatarului rămâne în sarcina instalatorului.
Semnarea în WattEver RE
În WattEver RE semnarea la distanță face parte din dosar: bifați piesele, trimiteți linkul pe e-mail sau îl copiați într-un mesaj, iar semnătura clientului se aplică pe documentele generate, în rubricile beneficiarului. Dovada semnării, cu semnătura trasată, adresa IP, dispozitivul și data, se generează ca document separat. Aceeași semnare este disponibilă la dosarele de prosumator, la dosarele instalației de utilizare și la cererile de aviz tehnic de racordare.
După semnare, din aceeași pagină clientul vede stadiul dosarului și documentele semnate, poate primi mesaje de la instalator și poate răspunde. Instalatorul poate primi notificare pe e-mail când clientul deschide linkul, semnează sau răspunde. Puteți testa platforma gratuit.